Sélectionner un ingénieur-conseil

La portion “conception technique” représente généralement 1 à 2 pour-cent du coût total de la durée de vie du projet; la portion construction compte pour environ 6 à 18 pour-cent. Le reste - 80 à 93 pour-cent du coût de la durée de vie active du projet - comprend les opérations, l'entretien annuel, la préservation du capital et le démantèlement.

« S'il est peu judicieux de payer trop cher, il est encore moins judicieux de payer trop peu, puisqu'on risque de tout perdre si le produit acheté n'est pas en mesure d'accomplir sa fonction. » John Ruskin (1819-1900)

Pour sélectionner un ingénieur-conseil, l'AFIC-NB approuve la méthode décrite dans les meilleures pratiques d'InfraGuide pour la sélection d'experts-conseils.

Si les meilleures pratiques ne peuvent pas être appliquées, nous recommandons la marche à suivre ci-dessous, ou une autre qui lui ressemble, afin de sélectionner un ingénieur-conseil pour un ouvrage lorsque plusieurs firmes sont envisagées. En plus d'assurer le bien du public, toutes les parties intéressées doivent reconnaître que les ingénieurs-conseils ayant des honoraires moins élevés ne produiront pas nécessairement un ouvrage à un coût total moins élevé.

Les critères les plus importants quand il s'agit d'évaluer un ingénieur-conseil pour un ouvrage sont les compétences techniques, les aptitudes à la gestion et l'intégrité professionnelle.

Il est recommandé de recueillir de l'information sur les divers aspects du travail à effectuer. Le client devrait discuter avec les dirigeants de la firme d'experts-conseils, consulter des clients de la firme, voir des projets réalisés ou demander des renseignements écrits sous forme de soumission.

Le client devrait :

Préparer une description aussi complète que possible de l'ouvrage proposé, en incluant la raison d'être du projet, le budget proposé, la date proposée pour le début de la construction, et tous les autres détails pertinents qui toucheraient aux services requis de l'ingénieur-conseil.
Repérer les noms de plusieurs firmes qui semblent être en mesure de fournir les services requis et s'assurer, d'après les expériences antérieures ou les références recueillies, qu'ils sont à la hauteur de la tâche.
Dresser une courte liste de trois à cinq firmes d'experts-conseils qui semblent être en mesure d'entreprendre l'ouvrage.
Communiquer avec chaque firme d'ingénieurs-conseils ainsi sélectionnée et décrire à chaque représentant les détails de l'ouvrage. Évaluer l'intérêt que démontre l'ingénieur-conseil face à cet ouvrage. Étudier les qualifications et les antécédents de chacune des firmes, ainsi que les contraintes de temps et la disponibilité de personnel.
S'il y a lieu, à ce stade, discuter du projet avec l'ingénieur-conseil le mieux qualifié, et négocier une entente.

Rédiger une lettre à être adressée à chacune des firmes présélectionnées pour une invitation à soumissionner. La demande de propositions doit comprendre au moins :
- l'étendue ou l'envergure des travaux, documentation à l'appui;
- un énoncé des renseignements qui doivent faire partie de la soumission;
- les critères d'évaluation;
- la date de clôture.
La soumission de l'ingénieur-conseil doit comprendre
- des renseignements sur sa société;
- ses expériences antérieures avec des ouvrages semblables;
- un profil du personnel affecté au projet;
- l'organisation et l'échéancier du travail;
- la méthode qui sera utilisée, s'il y a lieu.
Vérifier tous les détails compris dans les soumissions et, s'il y a lieu, communiquer avec les clients des soumissionnaires pour un complément d'information. Visiter le site des travaux pertinents que les soumissionnaires ont faits antérieurement et en discuter avec les utilisateurs des lieux.
Classer les soumissions selon leurs mérites. Inviter la firme en première place à venir discuter davantage de sa soumission et à examiner de plus près le mandat, les modalités du contrat et la tarification.
Si aucune entente n'est conclue avec la firme en première place, l'en aviser par écrit. Inviter la firme en deuxième place à venir négocier, et ainsi de suite jusqu'à une entente satisfaisante. Dès qu'une firme est rejetée, toute négociation avec elle doit cesser.
Une fois une entente conclue, en aviser par écrit toutes les firmes qui ont soumissionné, en précisant laquelle a été retenue.